Kliendiga kohtumine ja kokkulepitavad tingimused

Igasse ettevõttega ühendusse võtvasse klienti tuleb suhtuda tõsiselt ja austavalt. Kliendi soovide talletamiseks on hea kasutada tellimusraamatut või selleks eraldi koostatud tellimuslehte, kuhu märgitakse  kliendi kontaktandmed, info tellitava ürituse iseloomu ja toimumisaja kohta, ürituse toimumise koht ja aeg. Esmaste soovide teatavaks tegemise/võtmise järel tuleks kliendiga kokku saamine kokku leppida, et täpsustada kõiki korraldusega seonduvaid küsimusi. Soovitatav on kokkusaamine korraldada tellitava ürituse korraldamise kohas, et täpsustada ürituse programm, laudade paigutus, kaunistuste vajadused ja tutvuda ruumide ning ruumiressurssidega.

Kliendiga kohtumisele võetakse tihtipeale kaasa mõned menüüvariandid koos joogivalikuga, hea on kliendile näidata albumit, kuhu on kogutud menüüsid ja pilte erinevatelt üritustelt, pilte lauakujundustest, roogadest. Näiteid võib olla ka ürituse korralduseks renditavast mööblist (toolidest, laudadest) ja lauapesust. Kliendiga kohtumisel täpsustatakse esialgset tellimust.

Kliendiga konsulteeritakse järgmiste oluliste asjade üle:

• Ürituse aeg, koht ja iseloom
• Ürituse programm, ajakava ja võimalikud kõned
• Esialgne külaliste arv ja lõpliku külaliste arvu kinnitamine
• Pakutavad road, joogid ja nende serveerimisviis
• Laudade kuju ja paigutus
• Ruumide kaunistus, nt lilled ja küünlad
• Personali hulk
• Personali saabumise aeg
• Muud teenused (ansambel, telgid, mööbel, lilled) ja nende tellimine, saabumine ja makseviis
• Võõrustaja ja näiteks aukülalise toidueelistused
• Eritoitumisega kliendid (diabeetikud vmt)
• Muud vajalikud  rekvisiidid (menüükaardid, lauakaardid)
• Tegevus ilmamuutuste korral (välioludes toimuva ürituse puhul)
• Makseviis, võimalik ettemaks või garantiiraha

Toimumiskoha ülevaatusel pööratakse tähelepanu ruumide paigutusele, et külalistele mõeldud ruume ja taustaruume üksteisest lahus hoida. Vajalik on planeerida külaliste liikumine, garderoob ja WC kasutamine. Mida rohkem tuleb külalisi, seda tähtsam on planeerida ruumide ja laudade õige kasutus ning paigutus, et  liikumine nende vahel oleks lihtne. Kontrollitakse ka kohapealse köögi olemasolu, kasutatavust ja sisustust, menüü koostamisel tuleb arvestada kohapealsete võimalustega valmistatud roogi näiteks soojendada või serveerida. Tähtis on mõelda ka ürituse järgsele koristamisele ning jäätmete eemaldamisele.