3. Klienditeenindaja tagasiside saaja, küsija ja andjana

Hea tagasisidesüsteem koos vastavate juhiste ning lisamaterjalidega annab klienditeenindajatele tuge ning julgustab neid klientidelt tagasisidet küsima ning klientidelt saadud tagasisidet õigesti kasutama.

Klienditeenindaja saab tagasiside saamiseks ja edasiandmiseks teha vähemalt järgmist:

• kuulata hoolikalt, mida kliendid ütlevad
• küsida regulaarselt, kuidas kliendid ennast tunnevad, kas kõik on korras, kas on tekkinud mingeid probleeme jne
• teha tagasiside saamise küsitluslehed klientidele kättesaadavaks ja pakkuda neid klientidele, et nad saaksid teenindust hinnata
• pakkuda klientidele võimalust oma arvamuse kirjutamiseks külalisteraamatusse
• teavitada kliente telefoninumbrist või kodulehe aadressist, millel nad saaksid anda oma tagasisidet pärast külastust
• tänada alati klienti tagasiside andmise eest
• paluda teistel töötajatel küsida sobival hetkel klientidelt tagasisidet
• edastada koheselt tagasiside tekkinud veast, anda kliendile tagasisidet vea lahendamisest ning kontrollida, kas asjad said korda
• registreerida klientidelt saadud tagasiside vastavas žurnaalis
• esitada kliendi tagasiside töötajate koosolekul
• küsida juhtidelt tagasisidet klientide ettepanekute ja soovituste täitmise kohta
• teha klientidelt saadud tagasiside põhjal parendusettepanekuid
• hinnata kriitiliselt nii positiivseid kui ka negatiivseid kommentaare
• mitte võtta klientide negatiivset tagasisidet isikliku solvamisena, vaid kui olulist teavet millegi (sh oma käitumise, teenindusprotsessi jne) paremaks muutmiseks