PõhimõistedDokumendihaldus – halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas
organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning
dokumentidena alalhoidmisega. Asjaajamine – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Mõisteid asjaajamine ja dokumendihaldus kasutatakse paralleelselt. Asjaajamiskord – organisatsioonisisene normdokument, mis reguleerib dokumenditöö korraldamist ning dokumentide koostamise ja vormistamise korda. Dokumentide loetelu – kehtestatakse tähtajatult arhiivimoodustaja poolt
oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks
sarjadesse ja neile säilitustähtaja määramiseks.
Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm, struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokumendi elemendid – ehk informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu. Paljud dokumendi elemendid on ühised enamusele dokumentidele (pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne).Dokumendi vorming – määrab viisi, kuidas anded on dokumendis organiseeritud.
Dokumendi elukaar (elukäik) – toimingud dokumendiga alates selle loomisest või saamisest kuni eraldamiseni (hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni). Dokumendi omadused: autentsus; usaldatavus; terviklikkus; kasutatavus.
Dokumentidega seotud isikud - on autor, adressaat, koostaja, kasutaja jne
Dokumendi metaandmed - dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Dokumendi liikideks on kiri, protokoll, käskkiri, akt jt.
Sisu - sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Dokumente tuleb hoida koos ja uurida tervikuna.
Dokumendi tüüp – selgitab
dokumendi sisu edasiandmise viisi: tekstidokumendid, fotod,
helisalvestised.
| 
